Принципы права Коллежское делопроизводство Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны? Кроме того, указом г. В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями.

Делопроизводство в целом и в частностях

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС.

Федеральным законом от 31 мая г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности. Извлечение из Федерального закона от 31 мая г. Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны 1.

Должностные лица организаций независимо от форм собственности: должны исполнять свои обязанности в области обороны, предусмотренные для них законодательством Российской Федерации; создают работникам необходимые условия для исполнения ими воинской обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывают содействие в создании организаций, деятельность которых направлена на укрепление обороны.

Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России. Военные комиссариаты в любое время дня и ночи, в очень короткий промежуток времени обязаны: найти нужного им гражданина; оповестить его в случае объявления: мобилизации; военного времени; направить гражданина оборонять Родину. В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам.

Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина. В военном комиссариате заранее в мирное время закладываются в картотеку две повестки на нужного им гражданина: по домашнему и служебному адресам. Чтобы военный комиссариат знал, где разыскать гражданина в дневное, то есть рабочее, время, предусмотрены обязанности организаций по ведению воинского учета граждан. Именно поэтому организации проводят сверки с военными комиссариатами, отправляют сообщения о принятых и уволенных гражданах и выполняют много других задач по воинскому учету.

Извлечение из Положения о воинском учете утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября г. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны Российской I Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации, Службой внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службой безопасности Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями.

Должностные лица органов государственной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций обеспечивают исполнение гражданами обязанностей в области воинского учета в соответствии с законодательством Российской Федерации. За состояние воинского учета, осуществляемого организациями, отвечают руководители этих организаций. Таким образом, воинский учет обязаны вести все организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации.

Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет.

В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета. В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки. В организациях с иностранным капиталом, зарегистрированных на территории Российской Федерации, воинский учет также ведется, так как в них работают граждане Российской Федерации, и эти организации, находясь на ее территории, обязаны соблюдать российские законы.

Количество документов по ведению воинского учета граждан в организациях зависит: от количества граждан, подлежащих воинскому учету в организации; количества возложенных на организацию обязанностей по проведению мероприятий в мирное время, на случай объявления в стране: мобилизации; особого положения; военного времени. Иначе говоря, все организации ведут документы общего воинского учета граждан, представляют отчетность по общему воинскому учету. Далее список отрабатываемых в организации документов по воинскому учету расширяется следующим образом: документы специального воинского учета граждан в организации ведутся, если она имеет мобилизационное задание или прикреплена к Перечню по бронированию граждан; существует специальная папка, которая должна храниться в кадровой службе и содержать так называемые документы оповещения.

Количество документов оповещения граждан в организациях определяется в зависимости от количества работающих граждан, имеющих мобилизационные предписания военных комиссариатов. При проверках предъявляется требование, чтобы для хранения документов по ВУС в организации была отдельная комната с металлической дверью и несгораемым шкафом, но это возможно только на крупных предприятиях.

Для таких документов нужно иметь хотя бы отдельные стол и сейф, причем нельзя использовать этот стол для других нужд: он должен оставаться чистым и всегда готовым к работе. Следующим этапом подготовки необходимых документов должно быть приобретение пяти обязательных папок и двух тетрадей см. Одна тетрадь должна быть прошита, пронумерована и заверена печатью - она используется инспекторами комиссариата при проведении проверок.

Вторая тетрадь используется работником кадровой службы для регистрации документов, чаще всего военных билетов, которые можно оставлять в организации для оформления на очень короткий срок - не более трех дней. Состав документов военно-учетного подразделения военно-учетного стола , создаваемого в организации для ведения воинского учета вариант На сотрудника, занимающегося ВУС, обязательно издается приказ Пример 2.

Несмотря на п. После возвращения из отпуска начальник по акту передает документы ответственному за ВУС работнику. В случае отсутствия ответственного за ВУС работника по листку временной нетрудоспособности начальник создает акт приемки документов в присутствии двух свидетелей. Все акты небходимо хранить в папке, так как при проверке инспекторы обращают на них внимание и их отсутствие будет считаться недочетом, даже если все остальные документы будут в полном порядке.

После регистрации оргранизации в районном военкомате инспектор выдает полный пакет документов для ведения воинского учета, рассказывает о правилах их оформления. На сегодняшний день работники военкомата предпочитают отправлять ответственного за ВУС на учебу за счет организации. Обучение длится пять рабочих дней.

Что необходимо знать по первичному ведению ВУС? При оформлении военнообязанного заполняются отдельные формы личной карточки формы Т-2, которые хранятся в одной из папок вместе с копией военного билета. Причем если картотека ведется вручную, то вносить данные в формы нужно карандашом, так как сведения могут изменяться, а зачеркивать и исправлять ничего нельзя.

Если формы ведутся в электронном виде, хранить их надо только в бумажном варианте. Заполнение формы производится в соответствии с записями в военных билетах временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов и удостоверениями граждан, подлежащих призыву на военную службу. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы, должности, месте жительства граждан, встающих на воинский учет.

Сверке подлежат фамилия, имя, отчество, семейное положение и состав семьи, должность, домашний адрес, образование. Хранить карточки необходимо в алфавитном порядке, по группам: первая группа - офицеры запаса; вторая - прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты и матросы запаса; третья - граждане женского пола, пребывающие в запасе; четвертая - алфавитные карточки граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При оформлении на работу военнообязанного необходимо снять копии со всех заполненных страниц военного билета это требование проверяющих инспекторов , заполнить формы военного учета карточки Т-2, ознакомить с ними работника, заполнить лист оповещения о новом месте работы и отдать его работнику.

Необходимо предупредить работника о том, что он должен известить военкомат по месту жительства в течение двух недель о новом месте работы, а также обязан принести оттуда отметку об этом. При посещении районного военкомата работник должен иметь при себе военный билет. Корешок с отметкой военкомата прикалывается к учетной карточке работника. Если военнообязанный расторгает трудовой договор с организацией, то, прежде чем убрать его личную карточку в архив, необходимо сделать копию с приказа об увольнении в качестве доказательства того, что человек больше не состоит на учете.

Работника предупреждают о том, что он обязан сообщить в комиссариат по месту жительства о смене работы. Трудовая книжка В оглавление Общие положения по ведению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка остается у работника после увольнения из организации и свидетельствует в дальнейшем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с человеком за время его работы в организации.

Основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек приведены в ст. Кроме того, при ведении трудовых книжек руководствуются следующими нормативными правовыми актами: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля г. Трудовые книжки в организации заказывает служба или работники , которая обеспечивает ее бланками.

Следует учитывать, что согласно п. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя Пример 2. За нарушение требований, установленных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, должностные лица несут ответственность, предусмотренную ст.

Извлечение из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях Статья 5. Нарушение законодательства о труде и об охране труда Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятисот до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым I административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. В соответствии со ст. В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор договор подряда и т. Основные требования по ведению трудовых книжек.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, для ведения трудовых книжек наряду с государственным языком Российской Федерации может использоваться и государственный язык этой республики п. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 5 февраля г.

Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета п. Записи производятся без каких-либо сокращений. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер п. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа распоряжения работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом они должны точно соответствовать тексту приказа распоряжения п.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В соответствии с п. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу п. Под работодателем подразумевается организация юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которым работник заключает трудовой договор. Само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может - ее оформляет представитель юридического лица.

Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, занимающий должность генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо на основании должностной инструкции или доверенности.

При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица - работодателя или сам индивидуальный предприниматель.

Некоторые кандидаты пытаются оформить новую трудовую книжку, чтобы не работать по совместительству, а также чтобы скрыть неблагоприятное увольнение, например за прогул, за утрату доверия и т. При первичном оформлении трудовой книжки присутствие работника обязательно. Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку также при первичном ее оформлении. Фамилия, имя и отчество работника указываются полностью без сокращений и замены имени и отчества инициалами п. Фамилия и имя могут подвергаться изменению в течение жизни например, в связи со вступлением в брак или его расторжением , поэтому сведения о работнике желательно вносить, чуть смещая их влево, чтобы оставалось место для отражения возможных изменений.

Дата рождения также записывается полностью число, месяц, год. Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа об образовании - аттестата, диплома, удостоверения или иного документа.

Для организации устанавливаются следующие виды бланков: - общий бланк приложение 3 ; - бланк письма приложение 4 и 5 ; - бланк конкретного вида документа если их изготовляется более в год приложение 6. Организации могут применять бланки должностных лиц приложение 7.

Коллежское делопроизводство

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота[ источник не указан дней ]: Составление документа в момент совершения хозяйственной операции; Передача документа в бухгалтерию; Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка; Обработка документов в бухгалтерии, которая включает: таксировку расчёт стоимости хозяйственной операции ; группировку; контировку указание в первичном документе корреспонденции счетов ; Сдача документов на хранение в архив. Секретный документооборот[ править править код ] Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных , где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса. Возможен доступ как по локальной сети внутренней , так и через интернет внешний. Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Что такое «организационные формы делопроизводства»?

К технологическим функциям следует отнести: - осуществление первоначальной обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; -ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов набор текста на компьютере ; копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; -подготовка документов к отправке. Организационные функции: -подготовка к докладу руководству поступающих документов; -организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; -регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; -организация хранения документов в структурных подразделениях; организация работы архива в соответствии с правилами, инстпукциями и методическими рекомендациями Росархива; -повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; -организация делопроизводства по обращениям граждан; -разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с докумнтами. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: -разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делороизводства организации; -проведение экспертизы научной и практической ценности документов; -проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводительной службы.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Объект контроля ведения делопроизводства в ходе проведения проверок Введение к работе Актуальность темы исследования. Эффективность судебной деятельности, повышение качества правосудия и обеспечение разумных сроков рассмотрения дел в судах общей юрисдикции во многом определяется уровнем организации и ведения в них делопроизводства. Принятые за последнее время меры законодательного обеспечения судебной деятельности оказали существенное влияние на организацию, сопровождение и ведение отечественного судебного документооборота и делопроизводства. В связи с введением апелляционных процедур внесены существенные изменения в Гражданский процессуальный кодекс РФ и в Уголовно-процессуальный кодекс РФ. Это внесло коррективы в организационное и техническое обеспечения судопроизводства, в том числе по подготовке и проведению судебных заседаний.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Как перейти к технологиям интеллектуальной обработки текстов? Вопрос Наша организация существует не так давно, и четкой системы ведения делопроизводства у нас пока не сложилось. Ответ На начальных стадиях постановки делопроизводства в фирме необходимо решить один из принципиальных вопросов: выбрать организационную форму делопроизводства.

Делопроизводство

Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей. Делопроизводство и архивоведение Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве — значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости. Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом технологических операций по работе с документами в ведении одного наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как.

Организационные формы делопроизводства

Формы организации делопроизводства документационного обеспечения управления. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений. Существует три формы организации делопроизводства: - централизованная; - децентрализованная; - смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении службе ДОУ , а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру. Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций прием, регистрация, контроль, размножение документов в службе ДОУ, других создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение в структурных подразделениях.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом в ведении одного специализированного структурного подразделения.

История делопроизводства в Росии Делопроиводство в Древнерусском государстве На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности до конца XV в. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов.

Совершенствование организационной структуры управления с помощью экономических систем. Организация документооборота и делопроизводства Документационное обеспечение управления делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.